W tym artykule opowiem Ci o 10 złotych zasadach delegowania zadań, dzięki którym Twoi pracownicy będą bardziej wydajni, będą popełniać mniej błędów, nie będą musieli powtarzać kilka razy tego samego zadania, a dzięki temu Ty zaoszczędzisz czas, pieniądze i swoje zdrowie, bo przestaniesz się wkurzać.

Jeśli już trochę się znamy, to wiesz, że na co dzień pracuję z właścicielami małych i średnich przedsiębiorstw. To znaczy takich, którzy zatrudniają od kilku do nawet 250 pracowników. Szkolę też kadrę kierowniczą w tych firmach. Kiedy rozmawiam z przedsiębiorcami i z kadrą kierowniczą, to zauważam jedną rzecz, że praktycznie każdy z nich łamie jedną, a niektórzy więcej z tych dziesięciu złotych zasad, o których za chwilę podpowiem. No i czasami te złamania zasad są niewidoczne, ale one zazwyczaj mają konsekwencje – strata czasu, strata pieniędzy, strata zdrowotna i strata emocjonalna. Już za momencik wytłumaczę krok po kroku każdą z tych zasad i przekażę Ci, co możesz zrobić, żeby ich przestrzegać. Zanim to zrobię, zachęcam Cię do zadania sobie jednego prostego pytania. W trakcie będę omawiał dziesięć zasad delegowania zadań. To znaczy zadawaj sobie proste pytanie: czy łamię tę zasadę? Proste, prawda? Zaczynamy.

Zasada 1: Nie oczekuj, że Twój pracownik wykona zadanie dokładnie tak jak Ty.

Są ku temu dwa powody. Po pierwsze, pracownik jest całkowicie innym człowiekiem niż ty. Ma inne predyspozycje, inne mocne strony, inne słabe strony. Dlatego jest wręcz nierealne, żeby on wykonał dane zadanie dokładnie tak jak Ty. Osobiście uważam, że powinien wykonać to zadanie lepiej od Ciebie, bo przecież po to zatrudniamy pracowników, żeby oni wykonywali zadania lepiej od nas. Za to im płacimy, prawda? No chyba, że ktoś, być może Ty zatrudniłeś pracownika trochę przez przypadek, nie zastanawiając się jakie ma wykonywać zadania, co chcesz mu oddelegować, to wtedy ewidentnie jest to problem. Ale jeżeli pracownik został zatrudniony celowo, to powinien wykonywać zadania lepiej niż Ty czy ja.

Drugim powodem dlaczego nie powinniśmy oczekiwać, że pracownik wykona zadanie tak jak my, szczególnie kiedy jesteśmy przedsiębiorcami, to to, że pracownik nie jest przedsiębiorcą, nie myśli jak właściciel firmy. Dlatego skoro nie myśli jak Ty czy ja, to jest mała szansa, że wykona zadanie dokładnie tak jak my byśmy je wykonali i z dokładnie takim samym zaangażowaniem byśmy je wykonali. Oczywiście jest taka szansa. Nie mówię, że tak się nie wydarzy, ale skoro myśli całkowicie inaczej, to prawdopodobnie również działa całkowicie inaczej. Gdyby było inaczej, to założyłby swoją własną firmę, a mimo wszystko pracuje u Ciebie.

Zasada 2: Wyznaczaj konkretne zadanie właściwej osobie.

Co mam na myśli? Każdy z nas ma predyspozycje, mocne strony, słabe strony, wrodzone talenty. I jeżeli ja np. wolę mówić niż pisać i ktoś zmuszał by mnie do tego, żeby cały czas pisać bez możliwości mówienia, no to chyba bym zwariował. Podobnie jest z Twoimi ludźmi. Niektórzy są bardziej skrupulatni, lubią pracę w ciszy, lubią pracę w samotności. Inni pewnie lubią, kiedy coś się dzieje, lubią rozmawiać.

Jeżeli taką spokojną osobę skrupulatną, która potrzebuje ciszy do tego, żeby się skupić, żeby dobrze wykonać zadanie, wsadzisz np. do biura obsługi klienta, gdzie przychodzi dużo ludzi, gdzie non stop dzwoni telefon, przychodzi dużo maili, to ta osoba po prostu nie będzie w pełni wydajna. I odwrotnie, jeżeli ktoś, kto lubi ludzi, lubi jak coś się dzieje, lubi być centrum zdarzeń, zostałby zamknięty w pokoju bez dostępu do innych ludzi, tylko żeby np. wklepywać jakieś dane do Excela, to tak samo ta osoba nie będzie wydajna i będzie się wypalać. Dlatego deleguj konkretne zadanie właściwej osobie. I oczywiście, żeby delegować je właściwej osobie to trzeba trochę tych ludzi poznać. Ale zakładam, że Ty Twoich ludzi znasz, więc może zrób przegląd, czy rzeczywiście delegujesz właściwe zadania właściwym osobom?

Zasada 3: Deleguj zadania, żeby uczyć i rozwijać.

Jeżeli będziesz uczyć i rozwijać i to będzie twój jedyny cel wyznaczania zadań, to prędzej czy później Twój pracownik stanie się samodzielny. Oczywiście może się wydarzyć tak, że nie będzie chciał być samodzielny i wtedy trzeba coś z tym zrobić. Bardzo często to się kończy zwolnieniem, ale jeżeli deleguje się po to, żeby uczyć i rozwijać, to twoi ludzie powinni docelowo być samodzielni i Ciebie odciążyć z obowiązków, które dla nich przeznaczasz.

Oczywiście możesz też zrobić tak, jak część przedsiębiorców robi, czyli zrzucać swoje problemy na pracowników i liczyć na to, że oni je rozwiążą. Niestety działając w taki sposób Twoi ludzie uczą się, że w tej firmie załatwia się sprawy tak, że się zrzuca tematy, zrzuca się problemy na pracowników i oni wtedy będą próbować zrzucać swoje problemy na kogoś innego, być może na swoich podwładnych, być może na klientów. A czasami zdarza się, że również będą próbowali zrzucać swoje problemy na Ciebie. Dlatego deleguj zadania po to, żeby uczyć i rozwijać.

Zasada 4: Precyzyjnie wyrażaj myśli i swoje polecenia.

Bądź jasny jak słońce. Używaj najprostszych możliwych słów i na końcu Twojego polecenia zawsze zadaj pytanie: To jak mnie zrozumiałeś? Szczególnie zadawaj je na początkowych etapach, kiedy zaczynasz pracować z jakąś osobą. Warto na końcu zapytać jak mnie zrozumiałeś? Zdziwisz się, że wiele osób zrozumiało Cię całkowicie inaczej niż Tobie się wydawało. Dlatego bądź precyzyjny, dokładny w określaniu zadań, w określaniu Twoich oczekiwań.

Zasada 5: Określ konkretny termin realizacji zadania albo realizacji projektu.

Jeżeli nie określisz, do kiedy ma coś być zrobione, to po pierwsze prawdopodobnie to się nie wydarzy w tym terminie, a po drugie jeżeli termin się przesunie, to będą to straty finansowe, straty czasowe, straty moralne, straty wizerunkowe. Więc trzeba o tym pamiętać, że bez konkretnego terminu to coś, co się ma zdarzyć, prawdopodobnie nie dojdzie do skutku. Więc pamiętaj zawsze wyznaczaj konkretny termin realizacji zadania albo projektu.

Zasada 6: Wykonuj kontrolę między okresowe.

To, co widzę u wielu osób, które nawet wyznaczają konkretny termin zakończenia jakiegoś większego zadania, w międzyczasie nie sprawdzają jak to zadanie idzie, nie weryfikują na jakim etapie jest projekt i niejednokrotnie są zaskoczeni, że na samym końcu coś albo nie jest zrobione, albo jest zrobione źle. A można było to wcześniej zweryfikować. Jeżeli coś ma na przykład trwać dwa tygodnie, to po tygodniu przyjdź do pracownika i zapytaj: jak Ci idzie, pokaż mi jakie są wyniki, bo w tym momencie masz szansę skorygować to zadanie. A jeżeli ono jeszcze się nie rozpoczęło, to masz szansę przycisnąć pracownika, żeby wreszcie zaczął.

Zasada 7: Odbieraj i weryfikuj każde zadanie.

To, co jest dużym błędem, to sytuacja, w której deleguje się jakieś zadania, a później nie sprawdzamy, jak ono poszło. Pracownik myśli sobie wtedy: Aha, no dobra, wykonałem, napracowałem się, zależało mi na tym, starałem się, a szef nawet tego nie sprawdza. Co się wtedy dzieje? Myśli sobie: No to chyba to zadanie nie było ważne, to chyba moja praca nie jest ważna. I to jest pierwszy krok do zniechęcenia. Dlatego pamiętaj, jeżeli wyznaczasz jakieś zadanie, to przynajmniej zapytaj, jak ono poszło. Albo jeżeli macie jakiś system do zarządzania zadaniami, zaznacz, że wiesz, że sprawdziłeś, że zweryfikowałeś.

Zasada 8: Reaguj od razu gdy widzisz drobne niedociągnięcia.

Jeżeli nie reagujesz na drobne błędy, na drobne niedociągnięcia, na drobne potknięcia, i nie mówię tutaj o pretensjach, tylko o korygowaniu pracy, to wtedy znowu, gdy mija jakiś dłuższy czas, może się okazać, że tych drobnych błędów nawarstwiło się, było ich dużo i na przykład projekt jest już nie do odkręcenia. Zadanie już jest nie do wykonania, nie do zamknięcia, a czasami się okazuje, że trzeba to zrobić jeszcze raz. Dlatego pamiętaj o tym, że należy weryfikować i reagować już, kiedy widzisz drobne niedociągnięcia, drobne problemy. Jeżeli tego nie zrobisz, to projekt albo będzie źle wykonany, albo w ogóle nie dojdzie do skutku. Będzie trzeba go wykonywać jeszcze raz. I to bardzo Ci się przyda w następnej zasadzie.

Zasada 9: Trzymaj emocje na wodzy.

Dlaczego powiedziałem, że ta poprzednia podpowiedź będzie Ci przydatna tutaj? Zobacz. Jeżeli nie reagujesz od razu na drobne niedociągnięcia, na drobne błędy, to zazwyczaj one się kumulują. I Ty tak powoli zaczynasz się nakręcać. Powoli zaczynasz się irytować i później często to widzę u klientów, dochodzi do wybuchu emocjonalnego. Ok – niektóre typy tak mają. Ale uważam, że trzeba trzymać na wodzy wszelkie wybuchy, wszelkie pretensje emocjonalne. Używaj faktów, używaj liczb, używaj dat i na tym się skupiaj. Pamiętaj, żeby reagować na bieżąco, bo wtedy nie będzie Ci się zbierać.

Zasada 10: Kiedy zwracasz uwagę pracownikowi albo go chwalisz, bądź precyzyjny.

Nie ma nic gorszego niż ogólniki. Oczywiście czasami się zdarza, że nie mamy pełnych danych, ale warto te dane zdobyć. Dlatego jeżeli chcesz zwrócić uwagę pracownikowi na coś konkretnego, to używaj danych. Bądź precyzyjny. Jeżeli chcesz pochwalić za coś konkretnego, tak samo używaj danych. Bądź precyzyjny. Unikaj ogólników. Unikaj lania wody. Po prostu konkretnie: „Słuchaj, bardzo podobał mi się ten raport, który wczoraj wykonałeś.” I to jest konkretna informacja. Czasami raport ma jakąś nazwę, więc warto użyć tej nazwy. Bądź precyzyjny. I teraz dodatkowa, bonusowa zasada.

Zasada 11: Bądź szczery z Twoimi ludźmi.

Jeżeli coś Ci nie pasuje, albo jeżeli coś jest ok, to rób wszystko, żeby szczerze o tym powiedzieć. Nie próbuj udawać, nie próbuj jakoś tak się miotać. Mów szczerze i otwarcie. To daje dwie korzyści. Po pierwsze Twoi ludzie uczą się, że rozmawiamy w naszej firmie szczerze i otwarcie. I to jest bardzo ważne w kontekście przepływu informacji. A po drugie zobaczysz, jak twój człowiek reaguje. Bo jeżeli ty jesteś szczery, jeżeli jesteś otwarty, a twój człowiek nie, no to być może nie pasuje do Twojej kultury organizacyjnej. Być może sposób, w jaki chcesz, żeby się pracownicy między sobą komunikowali, nie odpowiada tej osobie i wtedy niestety czasami trzeba powiedzieć: OK, rozumiem, nie odpowiada ci to tutaj, więc bardzo dziękuję, ale do widzenia.

Jak widzisz tych dziesięć zasad plus jedna bonusowa są dość proste. Niestety w ferworze codziennej walki, codziennej pracy o nich zapominamy. Dlatego jeżeli byłeś z sobą szczery do czego zachęcam i zauważyłeś albo zanotowałeś się, których zasad nie przestrzegasz to po prostu zacznij nad nimi pracować. Co ważne, nie zaczynaj ze wszystkimi od razu. Weź sobie jedną na warsztat, popracuj nad nią i kiedy ona już będzie zweryfikowana, poprawiona, wtedy przejdź do drugiej. Najgorsze co może się wydarzyć, kiedy zaczniesz kilka na raz, wtedy prawdopodobnie żadna nie będzie wprowadzona porządnie.