Jak zwiększyć produktywność? 5 konkretnych kroków na to, aby mieć więcej czasu
Jak zwiększyć swoją produktywność, czyli jak robić mniej, a osiągać więcej?
Jako osoby zarządzające mamy na głowie zazwyczaj firmę, zespół i mnóstwo swoich spraw i to zawodowych i prywatnych, które trzeba jakoś ogarnąć. To wszystko często powoduje, że jesteśmy przytłoczeni i na koniec dnia mamy wrażenie, że w sumie to pracowaliśmy, byliśmy zajęci cały dzień, ale nic konstruktywnego nie zrobiliśmy.
Pamiętam dokładnie 2017-2018 rok, kiedy przechodziłem bardzo duży kryzys właśnie w kontekście samoorganizacji i organizacji swojej firmy. Wtedy to była katastrofa. Poczucie przytłoczenia, że cały dzień jestem zajęty, a na koniec dnia okazuje się, że prawie nic nie zrobiłem było prawdą. Niestety wielu liderów, wielu przedsiębiorców, wiele osób, które zarządzają ludźmi, zespołem, firmami, zajmuje się niewłaściwymi sprawami, zajmuje się czymś, czym nie powinno się w ogóle zajmować. A sprawy strategiczne – najważniejsze leżą gdzieś na boku. I w tym materiale podpowiem Ci, jak w 5 krokach możesz wyjść z takiej sytuacji.
Zapraszam do obejrzenia nagrania:
A jeżeli wolisz tylko posłuchać to odtwórz podcast:
Dla tych, którzy wolą przeczytać:
Krok 1: Określ jasny i precyzyjny cel
Co mam na myśli? Mam na myśli to, że jeżeli Twój cel jest rozmyty, jest niejasny i nieprecyzyjny, to i Ty i Twoi ludzie będziecie się zajmować nie tymi sprawami, którymi należy. Teraz możesz się zastanawiać, ale co to znaczy nieprecyzyjny czy niejasny cel? Otóż na przykład jeżeli chcesz rozwijać firmę i to jest Twój cel, no to wybacz, ale to nie jest najlepszy cel. No bo co to znaczy rozwijać firmę? Dla mnie jako dla słuchacza z zewnątrz – nic. Tutaj prawdopodobnie masz w głowie całą wizję i jak to zrobić, co zrobić? No ale dla mnie jako dla słuchacza to nic nie oznacza. Ale teraz zastanówmy się, jak zatem można by sformułować ten cel, żeby był on bardziej precyzyjny, bardziej jasny?
Tutaj pomoże nam metoda SMART, o której być może słyszałeś. Smart to jest akronim, czyli pierwsze litery od 5 wyrazów, które mają nam pomóc w określeniu celu. Otóż smart to:
S – Sprecyzowany,
M – Mierzalny,
A – Akceptowalny,
R – Realny
T – Terminowy.
Jeżeli tych 5 parametrów określę w kontekście celu, to mam pewność, że on jest precyzyjny zarówno dla mnie jak i dla innych. I jak można by inaczej ubrać w słowa rozwój firmy? Na przykład tak jak jeden z naszych klientów, operator telekomunikacyjny, z którym też pracowaliśmy nad tym, żeby rozwój firmy to nie był jego cel, tylko żeby go jakoś ubrać w liczby. I tym sposobem doszliśmy do tego, że on chce pozyskać w ciągu roku dwa tysiące nowych klientów. To jest bardzo precyzyjne i bardzo mierzalne, co miało się przełożyć adekwatnie na konkretną kwotę przychodu. Ten cel był akceptowalny dla niego i dla całej kadry kierowniczej. Ten cel jest również realny, bo kiedy sprawdziliśmy to, okazuje się, że oni są w stanie na ich terenie, na którym działają, osiągnąć spokojnie ten cel. Sprawdziliśmy też historyczne dane i okazało się, że bez problemu handlowcy czy biuro obsługi klienta będzie w stanie to zrobić. I najważniejsze na samym końcu T, czyli termin, określiliśmy również konkretny termin, czyli w przeciągu roku od stycznia do grudnia chcą zwiększyć liczbę klientów o 2 000. I zobacz, czy to nie jest konkret? Ten konkret oczywiście później przełożyliśmy na cele dla handlowców i tak dalej, ale na razie skupiamy się na celu ogólnym. Jeżeli chcesz wyjść z Twojego kołowrotka, zajmowania się sprawami, które są mniej ważne albo nieważne to zrób krok 1!
Krok 2: Skupiaj się na celu
Znam wiele osób, które mają po pierwsze rozmyty cel, a nawet jeżeli sprecyzuje ten cel, określą go dość jasno, to niestety z różnych powodów zajmują się wszystkim, tylko nie tym, co prowadzi do celu. I teraz jak się skupić na celu? Otóż warto sobie każdego dnia, dosłownie każdego dnia, a niektórzy powinni sobie zadawać to pytanie kilka razy dziennie: Czy to co robię lub chcę zrobić lub czy to, czym zajmuje się mój zespół prowadzi do celu? Jeżeli odpowiedź brzmi tak, to OK. Jeżeli odpowiedź brzmi nie, przestań to robić natychmiast.
Skoncentruj się dodatkowo w kontekście koncentracji na celu. Warto również robić okresowe przeglądy, to znaczy tak jak my u tego klienta, tego operatora telekomunikacyjnego regularnie robimy przeglądy.
Regularnie raz w miesiącu sprawdzamy, na ile założone przez nas cele zostały zrealizowane. I Ty też, zachęcam Cię – Rób to minimum raz w miesiącu.
Krok 3: Stosuj zasadę Pareto
Zasada Pareto mówi, że 20% naszych działań przekłada się na 80% wyników. Co to oznacza? Oznacza to, że mniej więcej 20% klientów lub usług, które ja czy Ty świadczymy lub sprzedajemy generuje nam 80% przychodu. Sprawdziłem to w naszej firmie i rzeczywiście tak jest. Dwadzieścia parę procent generuje prawie 80% przychodu.
Inny przykład: Zazwyczaj około 20% pracowników generuje 80% problemów. Nie wierzysz? Sprawdź to. Przyjrzyj się Twoim ludziom. Przeanalizuj Twój zespół i zastanów się, czy tak rzeczywiście jest. Ja to zrobiłem i naprawdę byłem zdziwiony, że rzeczywiście tak to wygląda. No i teraz co to oznacza? Dla nas jako dla przedsiębiorców, jako dla osób zarządzających oznacza to, że powinniśmy najpierw zdefiniować te 20% najważniejszych spraw, rzeczy, które robimy, które odpowiadają za 80% wyników, a później robić wszystko, żeby się skupiać na robieniu tych właśnie 20% tych najważniejszych rzeczy, zajmowania się tymi najważniejszymi sprawami. I możesz się teraz zastanawiać OK, ale jak zdefiniować te 20% najważniejszych zadań spraw?
Przede wszystkim one powinny prowadzić do Twojego celu i powinny być związane ze strategią biznesową. Jeżeli masz strategię to zastanów się jakie czynności, jakie zadania, jakie sprawy wykonane dzisiaj, które nie są pilne, które nie gonią terminu, przełożą się na realizację celu długoterminowo?
Krok 4: Stosuj matrycę Eisenhowera
Eisenhower to był amerykański generał, a później również prezydent, który miał (nie wiem, czy można tak powiedzieć) sukcesy na tym polu. I on wymyślił taką matrycę, która składa się z dwóch osi. Z osi, która nam pokazuje, jak sprawy, którymi chcemy się zająć, są pilne i jak są ważne.
Powyżej widzisz taką przykładową matrycę Eisenhowera. Dwie osie pilne i ważne i wzdłuż tych dwóch osi on umieścił cztery pola, jak to w matrycy. Te pola nazywają się następująco: pilne – ważne, pilne – nie ważne, nie pilne – ważne i nie pilne – nieważne. W tej chwili zajmiemy się dwoma obszarami. Dwoma tak zwanymi ćwiartkami: ważne – pilne i ważne – nie pilne.
W którejś z tych ćwiartek powinieneś się znajdować najczęściej. Jak myślisz? W tej, która jest ważna – pilna, czy w tej, która jest ważna – nie pilna? Oczywiście, że ważne – nie pilne. Powinniśmy się zajmować wszystkimi sprawami, które prowadzą nas do celu, ale które możemy zaplanować z wyprzedzeniem i którymi możemy zająć się dzisiaj, żeby jutro nie były pilne.
Wyobraź sobie, że rano wchodzisz do garażu i chcesz odjechać swoim samochodem, ale tak przechodząc obok patrzysz, że jest pod samochodem taka drobna, malutka kropeczka. Coś tam chyba spłynęło. Patrzysz na to, ale nic. Czy to jest ważne? Jeżeli coś wycieka z silnika to prawdopodobnie tak. Czy to jest pilne? No nie, w tej chwili nie trzeba nic z tym robić. Wsiadasz do samochodu, jedziesz, wracasz. Na drugi dzień patrzysz znowu pod samochód, bo coś ci tutaj nie daje spokoju. Patrzysz, ta plamka jest trochę większa. Mówisz, no dobra, ale teraz to nie jest pilne, najważniejsze jest spotkanie. Zamykasz drzwi, jedziesz. Trzeci dzień, ta plamka no już się zrobiła dość dużo i mówisz o kurczę, chyba trzeba coś z tym zrobić. Ale wiesz, teraz nie masz czasu, musisz jechać na spotkanie. Wsiadasz do samochodu i na autostradzie nagle stoisz, patrzysz pod samochód, plama oleju. I co? Teraz to jest pilne, prawda?
I dokładnie tak samo jest w naszym biznesie. Jeżeli mamy jakieś drobne sprawy, które długoterminowo mogą albo zaszkodzić firmie, albo pomóc firmie, ale nie są pilne, to powinniśmy się nimi zajmować. Powinniśmy się na nich koncentrować. Tym sposobem unikniemy sytuacji, w której te sprawy z obszaru nie pilne przenoszą się do PILNE i gonimy swój własny ogon i zastanawiamy się, jak z tym wszystkim sobie poradzić. Bo termin goni termin.
Dlatego skup się na tym, żeby w matrycy Eisenhowera być w ćwiartce ważne, ale nie pilne.
Krok 5: Stosuj bloki czasu
Co to są bloki czasu? W kontekście kalendarza bardzo ważne. Otóż ja osobiście i wiele osób, którym to zarekomendowałem, pracujemy w ten sposób, że kiedy planujemy sobie swój czas, planujemy swój dzień, to staramy się tworzyć takie właśnie w kalendarzu bloki czasu. I w takim jednym bloku czasu, który może trwać godzinę, dwie, trzy, cztery, wykonujemy zadania o bardzo podobnym charakterze.
Podam Ci przykład. Dzisiaj, kiedy przygotowywałem się do nagrania wideo, to spędziłem nad scenariuszem trochę ponad godzinę i kiedy byłem już wkręcony przy komputerze, wiesz, przy takiej pracy twórczej, spisywaniu wszystkiego, to automatycznie nie poszedłem nagrywać, tylko przeskoczyłem na drugi scenariusz do innego wideo, który potrzebowałem zrobić jeszcze dzisiaj. I nie marnując czasu od razu przeskoczyłem jeszcze do trzeciego elementu, który musiałem spisać, czyli do prezentacji biznesowej, którą jutro będę prowadził. I tym sposobem w ciągu około dwóch godzin z kawałkiem stworzyłem trzy scenariusze.
Ale co mi to dało, że robiłem to jeden po drugim? Nie odrywałem się, nie przeskakiwałem na inne zadania. Mój mózg się nie przestawił. I bloki czasu właśnie na tym polegają. Polegają na tym, że planujemy sobie większe kawałki czasu w kalendarzu, w których to kawałkach będziemy się zajmować bardzo podobnymi zadaniami, bardzo podobnymi sprawami. I zachęcam Cię serdecznie do tego – Stosuj bloki czasu.
Znasz już pierwszych pięć kroków na to, jak zwiększyć swoją produktywność. Zachęcam Cię serdecznie do stosowania ich. Ja natomiast za tydzień podpowiem Ci jak utrzymać lepszą koncentrację w wykonywaniu zadań. No bo wiesz, można sobie siedzieć i pisać dwie godziny scenariusze, ale większość osób się rozproszy. Ja podpowiem Ci jak utrzymać laserowe skupienie, laserową koncentrację na tym, żeby zrobić to, co jest do zrobienia.
Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz popracować nad swoją firmą to śmiało napisz do mnie lub zadzwoń: 535-397-439.
Pozdrawiam,
Piotr
Zapisz się
na Newsletter!
