Pamiętam, jak zaczynałem. Wszystko na mojej głowie – faktury, umowy, spotkania, zamówienia, organizacja papierów. Gdyby wtedy ktoś mnie zapytał, kim jestem, odpowiedziałbym: jednoosobowy zespół do wszystkiego. Może brzmi dumnie, ale kosztowało mnie to zdrowie i czas. I właśnie o tym będzie dzisiejszy artykuł. O decyzji, która zmieniła moje życie i firmę. O zatrudnieniu asystentki. Z praktyki, bez teoretyzowania.
Kiedy w ogóle warto myśleć o asystentce?
Jeśli czujesz, że nie masz czasu na ważne sprawy, bo ciągle zajmujesz się drobnicą – ten tekst jest dla Ciebie. Jeśli pracujesz po kilkanaście godzin dziennie i nie masz komu przekazać zadań, które nie powinny być Twoją odpowiedzialnością – tym bardziej przeczytaj do końca.
Dziś podzielę się nie tylko tym, kiedy warto zatrudnić asystentkę (lub asystenta), ale również:
jak przygotować się do rekrutacji,
jak nie popełnić najczęstszych błędów,
oraz jak znaleźć osobę, która „łapie Twoje myśli w locie”.
Bo nie chodzi tylko o pomoc. Chodzi o więcej wolnego czasu, większy porządek i większe zyski.
Krok 1: Sprawdź, czy naprawdę potrzebujesz asystentki
Zanim zaczniesz pisać ogłoszenie o pracę, zrób porządek ze sobą. Przez tydzień (albo dwa) zapisuj każdą czynność, którą wykonujesz. Absolutnie każdą. Od odbierania telefonów, przez sprawdzanie maili, aż po zamawianie pieczątek.
Dlaczego to ważne?
Bo tylko wtedy zobaczysz, ile z tych rzeczy naprawdę powinien robić szef firmy. A ile z nich to po prostu drobnica, która zjada Twój czas i energię. Zaznacz na czerwono wszystkie zadania, które:
nie są kluczowe dla rozwoju firmy,
nie przynoszą bezpośrednio pieniędzy,
i nie wymagają Twojej decyzyjności.
Jeśli okaże się, że masz tego na 2-3 godziny dziennie – to znak. Asystentka jest potrzebna. A jeśli na 5-6 godzin? To nawet się nie zastanawiaj.
Krok 2: Zdecyduj – stacjonarna czy wirtualna?
Masz dwie ścieżki:
1. Asystentka w biurze – klasyczna wersja
Zatrudniasz na etat lub zlecenie. Fajnie, ale pod jednym warunkiem – masz tyle pracy, żeby ją wypełnić. Inaczej zacznie się wymyślanie zadań „na siłę” i przepalanie pieniędzy.
2. Wirtualna asystentka – elastyczne rozwiązanie
Sam przez lata z tego korzystałem. Umowa B2B, zakres godzinowy taki, jak potrzebujesz – 10, 20, może 30 godzin miesięcznie. Brak L4, brak urlopów, pełna elastyczność. Minus? Ta osoba nie zrobi nic w biurze, fizycznie. Ale faktury, kalendarze, telefony, rezerwacje, organizację – ogarnie perfekcyjnie.
Jeśli masz mniej zadań i chcesz się przekonać, jak to w ogóle działa – wirtualna asystentka to świetny start.
Krok 3: Dobrze określ, czego oczekujesz
Nie wystarczy powiedzieć „potrzebuję pomocy”. Musisz wiedzieć:
czym konkretnie ma się zająć ta osoba (masz to już z listy),
w jakich godzinach powinna być dostępna,
jak chcesz się z nią komunikować (telefon? mail? WhatsApp?).
Ale jest coś jeszcze ważniejszego…
Krok 4: Zatrudnij człowieka, który „łapie Twoje myśli”
To nie żart. Jeśli masz osobę, która w połowie Twojego zdania wie, o co Ci chodzi – wygrałeś. Ale żeby do tego dojść, potrzeba czasu. Na początku asystentka powinna zadawać dużo pytań. Ale z czasem – tych pytań będzie coraz mniej. Bo będzie Cię znała i rozumiała.
Zatrudnienie asystentki to nie tylko wybór pracownika. To wybór partnera do współpracy.
Krok 5: Szukaj osoby, która Cię uzupełnia
Dobra asystentka to nie tylko ktoś, kto „robi, co trzeba”. To osoba, która uzupełnia Cię tam, gdzie Ty zwykle odpuszczasz. Jeżeli jesteś wizjonerem, który działa szybko i często przeskakuje między tematami to szukaj kogoś, kto myśli systemowo, działa metodycznie i pilnuje szczegółów.
Właśnie o to chodzi w tej współpracy, żeby nie było dwóch takich samych osób. Macie się różnić tam, gdzie trzeba, ale rozumieć się bez zbędnych tłumaczeń. To połączenie daje najlepsze efekty: Ty skupiasz się na rozwoju firmy, a druga osoba ogarnia całą „drobnicę”, której nie lubisz, a która niestety jest konieczna do wykonania.
Krok 6: Nie zniechęcaj się, jeśli za pierwszym razem nie wyjdzie
Moje pierwsze dwie współprace? Klapa. Dlaczego? Bo nie wiedziałem, czego chcę. Ale trzecia osoba była już strzałem w dziesiątkę. Od tamtej pory działamy razem. I to działa. Po prostu.
Nie zrażaj się, jeśli pierwszy wybór okaże się błędny. To proces. I warto go przejść.
Krok 7: Zrób prostą kalkulację
Zastanów się: ile warta jest Twoja godzina pracy? A ile płacisz asystentce?
Jeśli Twoja godzina to np. 300 zł, a asystentka kosztuje 70 zł za godzinę – to masz odpowiedź. Każda godzina, którą ona Ci odciąży, daje Ci przestrzeń do pracy nad firmą. Lub… wolne popołudnie z rodziną. Albo i jedno, i drugie.
U mnie to 2–3 godziny dziennie. Każdego dnia.
Podsumowanie
Zatrudnienie asystentki to nie luksus. To narzędzie do odzyskania czasu, energii i pieniędzy. Ale pod warunkiem, że dobrze podejdziesz do tematu:
przygotujesz listę zadań,
wybierzesz odpowiedni model współpracy,
znajdziesz osobę, która do Ciebie pasuje.
A potem… po prostu będziesz robić więcej tego, co naprawdę ważne. Dla firmy i dla Ciebie.
