Magazyn to jedno z kluczowych miejsc w firmie handlowej i produkcyjnej. Jego odpowiednie zarządzanie ma bezpośredni wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa. W dzisiejszym artykule przedstawię case study Kamila, dyrektora handlowego sieci hurtowni elektrycznych, który wspólnie ze mną obniżył stany magazynowe o 720 tysięcy złotych w zaledwie dwa miesiące. Zobaczmy, jakie były przyczyny problemu i jakie kroki podjęliśmy, aby go rozwiązać.

Problem: Towar o wartości 8 milionów złotych zalegający w magazynie

Kiedy Kamil objął funkcję dyrektora handlowego w sieci hurtowni elektrycznych, stanął przed niemałym wyzwaniem. Na magazynach firmy zalegał towar o wartości aż 8 milionów złotych. Biorąc pod uwagę roczne obroty wynoszące około 50 milionów złotych, była to zdecydowanie zbyt duża suma, co powodowało problemy z płynnością finansową firmy. Aby znaleźć rozwiązanie, najpierw musieliśmy zidentyfikować przyczyny tego stanu rzeczy.

Przyczyny nadmiernych stanów magazynowych

Przeprowadziliśmy szczegółową analizę i odkryliśmy kilka kluczowych przyczyn, które doprowadziły do nagromadzenia tak dużych ilości towaru w magazynach:

1. Brak kontroli nad zamówieniami – Każdy z 11 oddziałów zamawiał towar samodzielnie, bez centralnej kontroli. Nikt nie monitorował ani nie koordynował, ile i czego rzeczywiście jest potrzebne.

2. Brak komunikacji między oddziałami – Poszczególne oddziały nie wymieniały się towarem. Każdy oddział działał na własną rękę, co powodowało dublowanie zamówień.

3. Brak ustalonych stanów minimalnych i maksymalnych – Nie istniały zasady regulujące, ile towaru powinno być w magazynie w danym momencie. W efekcie każdy zamawiał według własnego uznania.

4. Minimalizowanie kosztów dostawy – Kierownicy oddziałów zamawiali większe ilości towaru, aby uniknąć dodatkowych kosztów dostawy. Zamiast zamówić 10 potrzebnych sztuk, zamawiano 50, aby oszczędzić na kosztach wysyłki, co prowadziło do zalegania nadmiarowego towaru.

Kroki naprawcze: Jak rozwiązaliśmy problem?

Po zidentyfikowaniu przyczyn, przystąpiliśmy do wdrażania rozwiązań. Wspólnie z Kamilem wypracowaliśmy kilka kluczowych zasad, które pozwoliły na szybkie obniżenie stanów magazynowych.

1. Zakaz zamawiania towaru, który jest już na stanie – Wprowadziliśmy obowiązek sprawdzania w systemie, czy poszukiwany towar znajduje się w którymkolwiek z oddziałów firmy. Pracownicy mogli zamawiać jedynie te produkty, których nie było w całej sieci.

2. Likwidacja kosztów wysyłek wewnętrznych – Aby ułatwić wymianę towarów między oddziałami, Kamil zlikwidował wewnętrzne opłaty za przesyłki. Dzięki temu oddziały chętniej przesyłały sobie nawzajem produkty, zamiast zamawiać nowe.

3. Minimalne i maksymalne stany magazynowe – Wprowadziliśmy zasady określające minimalną i maksymalną ilość towaru, jaka powinna być w magazynie. Pomogło to w optymalnym zarządzaniu zapasami i unikaniu nadmiernego zamawiania.

4. Zamienniki – Wprowadziliśmy również zasadę oferowania zamienników klientom, kiedy brakowało określonego towaru. Ważne, aby zamiennik spełniał te same parametry co poszukiwany produkt. Dzięki temu firma mogła szybciej wyprzedawać zalegający towar.

Efekty: Redukcja stanów magazynowych o 720 tysięcy złotych w dwa miesiące

Dzięki tym kilku prostym, ale skutecznym krokom, Kamil i jego zespół zdołali w krótkim czasie obniżyć stany magazynowe o imponującą sumę 720 tysięcy złotych. W pierwszym miesiącu zmniejszyli wartość magazynu o 250 tysięcy złotych, a w drugim o 470 tysięcy złotych. Oczywiście, to dopiero początek, ponieważ docelowo firma potrzebuje mieć na stanie maksymalnie 1,5 miliona złotych towaru, co pozwoli na utrzymanie odpowiedniego poziomu zapasów przy zachowaniu płynności finansowej.

Dalsze działania: Co jeszcze można poprawić?

Choć udało się znacząco zmniejszyć stany magazynowe, Kamil i jego zespół nie zatrzymują się na tych wynikach. Planują dalsze optymalizacje, aby osiągnąć docelowy poziom magazynu. Jednym z wyzwań jest brak prowizji dla handlowców od sprzedaży towarów zalegających w magazynie. Wcześniej handlowcy otrzymywali prowizję od sprzedaży każdego produktu, nawet tego, który był sprzedawany po cenie zakupu. Obecnie prowizje są przyznawane tylko za towary sprzedawane z zyskiem, co motywuje zespół do lepszej selekcji zamawianych produktów.

Wnioski: Jak zyskać płynność finansową dzięki lepszemu zarządzaniu magazynem?

Redukcja stanów magazynowych o 720 tysięcy złotych nie tylko poprawiła sytuację finansową firmy Kamila, ale również pozwoliła na lepsze zarządzanie zasobami i optymalizację procesów. Dzięki skutecznemu zarządzaniu zapasami firma nie musi zamrażać kapitału w zalegającym towarze, co przekłada się na większą płynność finansową i możliwość inwestowania w inne obszary biznesu.

Jeśli w Twojej firmie również zalegają zbyt duże ilości towaru, a magazyn pęka w szwach, warto przemyśleć, jakie kroki można podjąć, aby to zmienić. Skontaktuj się ze mną – pomogę zidentyfikować przyczyny i znajdziemy rozwiązania dostosowane do Twojego biznesu.