Kawa już stoi obok komputera, pojawia się pierwsze zapytanie od klienta, pracownik próbuje się dodzwonić, a w tle migają nieprzeczytane wiadomości. I nagle pojawia się ta myśl, która potrafi ustawić resztę dnia:

„Od czego ja mam właściwie zacząć?”

To zdanie słyszę od właścicieli firm częściej, niż bym chciał. I doskonale wiem, co ono oznacza. Jeżeli siadasz rano do pracy i nie masz pewności co do pierwszego kroku, to znaczy jedno:
brakuje Ci systemu, który zdejmie z Ciebie konieczność ciągłego podejmowania mikrodecyzji.

Dlatego w tym artykule opowiem o tym, jak poradzić sobie z porannym chaosem dzięki prostej metodzie opartej na narzędziu, które na co dzień stosujemy w naszej firmie – Asanie.

Poranek przedsiębiorcy nie musi zaczynać się od chaosu

Wiele razy zaczynałem dzień tak, jak większość przedsiębiorców.
Kawa, biurko, kompulsywne sprawdzenie maili, potem szybki rzut oka na telefon, a później próba znalezienia tego pierwszego zadania, które „ma sens”.

Znasz to uczucie?
Siedzisz i przeskakujesz między rzeczami, zamiast naprawdę zacząć pracę. I zanim się obejrzysz, mija godzina, a Ty nadal nie ruszyłeś z miejscem, które naprawdę przesuwa firmę do przodu.

Moment, w którym zrozumiałem, że nie mogę zaczynać każdego poranka od zgadywania, był przełomowy. Bo jeśli szef – osoba, która ma prowadzić ludzi i firmę zaczyna dzień w chaosie, to trudno oczekiwać, że jego zespół będzie działał inaczej.

Potrzebowałem narzędzia, które nie będzie „listą zadań”.
Potrzebowałem systemu, który poprowadzi mnie za rękę.

I tu pojawiła się aplikacja Asana albo inaczej: sposób na to, żeby nie zastanawiać się rano, co teraz zrobić.

Dlaczego większość szefów nie wie, od czego zacząć?

To nie jest kwestia braku motywacji.
To nie jest kwestia braku czasu.
To nie jest nawet kwestia braku kompetencji.

To kwestia tego, że:

• zadania nie mają dat,
• zadania nie mają właścicieli,
• zadania nie mają priorytetów,
• zadania „wiszą w powietrzu”,
• nikt nie widzi całego obrazu.

Właśnie dlatego rano zaczyna się kombinowanie.
A kombinowanie to najgorszy sposób zarządzania sobą, zespołem i firmą.

Jak zacząć dzień w firmie bez zastanawiania się „co teraz?” — metoda krok po kroku

To metoda, którą stosujemy codziennie prostą, logiczną i działającą nawet wtedy, gdy w firmie dużo się dzieje.

1. Wszystkie zadania muszą mieć datę wykonania i osobę odpowiedzialną

To absolutna podstawa tego, żeby rano nie myśleć, tylko działać.
Zadania bez daty znikają.
Zadania bez właściciela nie są niczyje więc nikt się nimi nie zajmuje.

Nieważne, czy to zadanie duże czy małe, musi mieć:

• termin,
• osobę odpowiedzialną.

Dopiero wtedy można mówić o przewidywalnym dniu pracy.

2. Zacznij dzień od przefiltrowania zadań według daty

W Asanie wygląda to tak, że filtrujesz zadania po dacie wykonania i masz przed sobą ułożoną listę rzeczy, które należy zrobić w kolejności od najwcześniejszych do najpóźniejszych.

To eliminuje 90% porannego chaosu.

Jak to działa?

• najpierw widzisz zadania na dziś,
• niżej zadania na jutro,
• później te z dalszych terminów,
• a na czerwono są wszystkie rzeczy po terminie.

Nie musisz niczego szukać.
System pokazuje Ci, czym masz zająć się w pierwszej kolejności.

3. Tagi WAŻNE i PILNE — mały mechanizm, który robi wielką różnicę

Wielu przedsiębiorców popełnia ten sam błąd – zaczynają dzień od tego, co pilne.
Efekt? Gaszenie pożarów od rana do wieczora.

W naszej firmie robimy odwrotnie.

Najpierw WAŻNE, a dopiero później PILNE.

Różnica między ważnym a pilnym jest prosta:

• Ważne to zadania, dzięki którym firma rośnie.
• Pilne to zadania, które nie były robione na czas i teraz „krzyczą”.

Jeśli biegasz tylko za pilnymi rzeczami, to znaczy, że źle zarządzasz.

Jeżeli zajmujesz się najpierw ważnymi sprawami to pilnych zacznie ubywać.

To jest klucz do spokojnych poranków.

4. Korzystaj z widoku „Moje zadania”, żeby nigdy niczego nie zgubić

To jeden z najbardziej niedocenianych widoków w aplikacji Asana.

W „Moje zadania” masz:

• wszystkie zadania przypisane do Ciebie z wszystkich projektów,
• wszystkie podzadania,
• wszystkie terminy,
• pełen obraz.

Nie musisz skakać po różnych miejscach.
Nie musisz pamiętać o wszystkim.
Widzisz to, co najważniejsze.

Filtrujesz tak samo:
według daty,
i masz gotowy plan działania na cały dzień.

5. Wybieraj widok, który pomaga Ci myśleć

Jedni wolą listę.
Inni wolą kalendarz.
Jeszcze inni tablicę.

Każdy widok w Asanie działa, jeśli zadania są:

• opisane,
• przypisane,
• oznaczone datą,
• otagowane priorytetem.

Bez tego żaden widok nie ma sensu.

W naszej firmie najlepiej sprawdza się lista, bo dokładnie pokazuje priorytety i przeterminowane zadania.

Co się dzieje, gdy zaczynasz dzień w ten sposób?

Zmienia się wszystko.

Znika:

• poranne błądzenie,
• zastanawianie się,
• chaos,
• poczucie przytłoczenia.

Pojawia się:

• jasny plan,
• konkretna kolejność,
• spokój,
• przewidywalność.

I najlepsze jest to, że zawsze wiesz od czego masz zacząć dzień.

To właśnie efekt dobrze ustawionego systemu.
Nie motywacji. Nie silnej woli.
Po prostu systemu, który myśli za Ciebie wtedy, kiedy masz na głowie zbyt wiele innych spraw.

Podsumowanie — dzień zaczyna się dobrze wtedy, gdy nie musisz myśleć „co teraz?”

Jeśli poranki w Twojej firmie wyglądają jak rollercoaster, to nie jest wina tego, że masz za dużo pracy.
To znak, że potrzebujesz jasnego, konsekwentnego systemu, który poprowadzi Cię krok po kroku.

Dzięki Asanie, nawet w wersji darmowej możesz:

• zacząć dzień bez zastanawiania się,
• widzieć wszystko, co masz do zrobienia,
• ustalać priorytety,
• eliminować pożary,
• pracować spokojniej i bardziej świadomie.

Jeżeli chcesz wdrożyć Asanę w swojej firmie lub potrzebujesz wsparcia w uporządkowaniu zadań to napisz do nas. Pomogę Ci stworzyć system, który odciąży Ciebie i Twoją firmę od porannego chaosu.