Jeżeli zapytasz przedsiębiorcę o księgowego, bardzo często usłyszysz coś w stylu: „znowu coś źle policzył”. Jeżeli zapytasz księgowego o klienta, odpowiedź będzie równie przewidywalna: „znowu nie dostarczył dokumentów”.

Obie strony są sfrustrowane. Obie mają poczucie, że robią swoje. I obie często mają rację.

Problem polega na czymś innym. Nie na błędach. Nie na złej woli. Tylko na braku zrozumienia, czym tak naprawdę jest rola księgowego w firmie i gdzie kończy się jego odpowiedzialność, a zaczyna odpowiedzialność przedsiębiorcy.

I dopóki tego nie uporządkujesz, zawsze będzie tarcie.

Kim jest księgowy i jaka jest jego rola w firmie?

Księgowy w firmie nie jest ani strategiem, ani doradcą, ani osobą, która „ogarnia wszystko”. Jego rola jest dużo bardziej konkretna – i jednocześnie dużo węższa, niż wielu przedsiębiorców zakłada.

Najprościej mówiąc, księgowy zajmuje się przeszłością Twojej firmy. Dostaje dokumenty, porządkuje je, wprowadza do systemu i na tej podstawie rozlicza podatki. Dba o to, żeby wszystko było zgodne z przepisami i zrobione w terminie.

I to jest jego główne zadanie.

Jeżeli więc zdarza się, że księgowy kwestionuje fakturę albo mówi, że czegoś „nie można wrzucić w koszty”, to nie wynika to z jego złej woli. W większości przypadków wynika to z tego, że działa zgodnie z przepisami i próbuje zabezpieczyć zarówno siebie, jak i Ciebie.

Warto też zrozumieć jedną rzecz, która zmienia bardzo dużo: księgowy nie pracuje na przyszłości. On nie przewiduje, nie analizuje, nie planuje. On zapisuje to, co już się wydarzyło.

I dopiero kiedy to zaakceptujesz, zaczynasz widzieć, gdzie leży prawdziwy problem.

Czego nie można oczekiwać od księgowego?

Większość napięć w relacji przedsiębiorca–księgowy bierze się z błędnych oczekiwań. Z tego, że przedsiębiorca zakłada, że księgowy „powinien więcej”.

Nie powinien.

Księgowy nie jest doradcą podatkowym. To oznacza, że nie jego rolą jest podpowiadanie, jak zoptymalizować podatki czy jak zaplanować strukturę wynagrodzeń. Oczywiście, wielu księgowych coś podpowie, ale formalnie to nie jest ich odpowiedzialność.

Nie jest też doradcą biznesowym. Nie powie Ci, czy inwestycja ma sens, czy warto zatrudnić kolejną osobę albo czy Twój model biznesowy działa. To są zupełnie inne kompetencje.

Nie analizuje też Twojej firmy. Nie siedzi i nie zastanawia się, dlaczego masz mało pieniędzy na koncie, skoro „przecież firma zarabia”. Dla niego liczby to zapis, nie interpretacja.

I co ważne – nie jest wróżką. Nie domyśli się, że zapomniałeś o fakturze. Nie zgadnie, że coś się wydarzyło, jeśli mu o tym nie powiesz.

Jeżeli coś nie trafi do księgowości, to z punktu widzenia systemu… to po prostu nie istnieje.

Za co odpowiada przedsiębiorca?

W tym miejscu wiele osób się zatrzymuje. Bo pojawia się myśl: „to po co mi w ogóle księgowy, skoro ja mam się wszystkim zajmować?”.

Nie wszystkim. Ale kluczowymi rzeczami tak.

To przedsiębiorca odpowiada za dokumenty. Za to, co trafia do księgowości, kiedy trafia i w jakiej formie. To przedsiębiorca odpowiada za terminy, nawet jeśli ktoś fizycznie wykonuje przelewy czy wysyła deklaracje.

Ale jest coś jeszcze ważniejszego.

Przedsiębiorca odpowiada za rozumienie swojego biznesu. Również w kontekście podatków.

Nie chodzi o to, żebyś potrafił księgować. Chodzi o to, żebyś rozumiał, jak działa Twój model finansowy. Jak liczony jest podatek. Co wpływa na wynik.

Bez tego podejmujesz decyzje w ciemno.

A na końcu i tak odpowiadasz za wynik firmy. Niezależnie od tego, kto prowadzi księgowość.

Co przedsiębiorca powinien robić, żeby to działało?

W dobrze poukładanym biznesie księgowość nie jest problemem. Jest narzędziem.

Ale żeby tak było, przedsiębiorca musi wykonać swoją część pracy.

Przede wszystkim musi zadbać o jakość informacji. Dokumenty nie mogą być przypadkowe, wrzucone „bo trzeba”. Jeżeli chcesz analizować projekty, rentowność czy koszty, dokumenty muszą być opisane. Inaczej księgowość będzie tylko archiwum, a nie źródłem wiedzy.

Druga rzecz to zadawanie właściwych pytań właściwym osobom. Księgowy jest od księgowości. Doradca podatkowy od podatków. Analityk od liczb i decyzji. Mieszanie tych ról prowadzi do chaosu.

Trzecia rzecz to regularna analiza. Jeżeli nie patrzysz na liczby co miesiąc, to nie zarządzasz firmą. Reagujesz dopiero wtedy, kiedy pojawia się problem. A wtedy jest już za późno na spokojne decyzje.

Co sprawdzać w księgowości?

To moment, który najczęściej jest pomijany. A nie powinien.

Wielu przedsiębiorców wychodzi z założenia: „płacę księgowemu, więc on się tym zajmuje”. I to jest logiczne… tylko nie do końca bezpieczne.

Bo księgowy też jest człowiekiem. Może się pomylić. Może nie mieć pełnej wiedzy o Twoim biznesie. Może nie zauważyć czegoś, co dla Ciebie jest oczywiste.

Dlatego warto regularnie sprawdzać podstawy.

Czy wszystkie przychody są zaksięgowane. Czy wszystkie koszty zostały ujęte. Czy dane się zgadzają z tym, co faktycznie dzieje się w firmie.

I przede wszystkim – czy biznes jest rentowny.

Bo to jest pytanie, na które księgowość może dać odpowiedź, ale tylko wtedy, gdy ktoś tę odpowiedź potrafi przeczytać.

Jak sprawdzać księgowość, żeby to miało sens?

Nie chodzi o kontrolę każdej faktury. To nie ma sensu.

Chodzi o zrozumienie.

O to, żebyś potrafił spojrzeć na liczby i wiedział, co one oznaczają. Żebyś potrafił zadać pytanie, kiedy coś się nie zgadza. Żebyś nie opierał się na „wydaje mi się”, tylko na danych.

Dobrze prowadzona księgowość daje ogromną przewagę. Ale tylko wtedy, kiedy przedsiębiorca potrafi z niej korzystać.

Czasami oznacza to, że potrzebujesz wsparcia – analityka, CFO, kogoś, kto pomoże Ci przełożyć liczby na decyzje. I to jest w porządku.

Problem zaczyna się wtedy, kiedy oczekujesz, że zrobi to księgowy.

Podsumowanie: gdzie naprawdę leży problem?

Relacja przedsiębiorca–księgowy nie jest trudna dlatego, że ludzie są problematyczni. Jest trudna dlatego, że role są niejasne.

Kiedy przedsiębiorca oczekuje od księgowego rzeczy, które nie należą do jego pracy, pojawia się frustracja. Kiedy księgowy dostaje niepełne dane, pojawiają się błędy.

A rozwiązanie jest prostsze, niż się wydaje.

Trzeba jasno zrozumieć, na czym polega rola księgowego w firmie. Oddzielić odpowiedzialności. Zacząć rozmawiać na danych, a nie na emocjach.

Bo księgowy nie jest problemem.

Problemem jest brak poukładania.

A to już jest coś, na co masz realny wpływ.