W każdej firmie przychodzi moment, w którym chaos projektów zaczyna kosztować za dużo nerwów, pieniędzy, relacji z klientami. Wielu przedsiębiorców myśli wtedy: trzeba to wreszcie poukładać. Ale jak? W czym? I jak zrobić to tak, żeby działało od pierwszego dnia, a nie kończyło się kolejnym „podchodem”, który utknie w połowie drogi?

O tym właśnie porozmawiałem z Szymonem Besuchem – przedsiębiorcą, właścicielem Biura Geodezji i Wyceny Nieruchomości GEOTAKSA, działającej w obszarze geodezji, wyceny nieruchomości, ale też pośrednictwa, deweloperki i nieruchomości komercyjnych. Szymon dwa lata temu zdecydował się na wdrożenie Asany w firmie. Efekt? Mniej gaszenia pożarów, więcej spokoju, szybkie wdrażanie pracowników i poczucie kontroli, którego wcześniej brakowało.

Zapraszam do rozmowy, która pokazuje nie tylko jak wygląda wdrożenie Asany od środka, ale też dlaczego wielu przedsiębiorców żałuje… że nie zrobiło tego wcześniej.

Dlaczego w ogóle Asana? Początek historii

Piotr: Cześć, z tej strony Piotr Pytel. Dziś moim gościem jest Szymon Besuch – przedsiębiorca, właściciel Biura Geodezji i Wyceny Nieruchomości GEOTAKSA. Szymon, działasz na kilku frontach: geodezja, wycena, nieruchomości… trochę tego jest. A dziś rozmawiamy o jednym temacie: wdrożeniu Asany w firmie i o tym, jak zmieniło to Waszą organizację.

Szymon: Cześć Piotrze. Rzeczywiście, sporo rzeczy naraz, więc potrzebowałem narzędzia, które pozwoli mi ogarnąć projekty, terminy i delegowanie. Mieliśmy rocznie około 250 tematów, z czego wiele trwało miesiącami. W pewnym momencie prowadziłem jednocześnie około 40 zadań w toku. I zaczęły się problemy: uciekające terminy, teczki odkładane na dół półki, telefony od klientów, a ja ciągle analizowałem, sprawdzałem, wracałem do tych samych tematów, pilnowałem priorytetów. To mnie po prostu męczyło.

Samodzielne wdrażanie aplikacji? „Poległem”

Piotr: Próbowałeś wcześniej wdrożyć jakieś aplikacje samodzielnie, prawda?

Szymon: Tak, dwa razy próbowałem różnych programów. I dwa razy poległem. Za mało czasu, za dużo klikania w ciemno. Kompletnie nieskuteczne. A różnica między tymi próbami, a wdrożeniem Asany w firmie z Waszym zespołem była gigantyczna.

Dzień, który zmienił sposób pracy całej firmy

Piotr: No właśnie. Opowiedz, jak wyglądało wdrożenie.

Szymon: Kluczowe było to, że pracowaliśmy od razu na naszych prawdziwych procesach, a nie na przykładach. Magda z Twojego zespołu prowadziła wszystko krok po kroku. Założyliśmy konta, weszliśmy w projekty, rozpisaliśmy procesy razem z pracownikami.

To było ważne: ja obserwowałem, a zespół sam opisywał procesy. Dzięki temu od razu wiedzieli, co, jak i po co robią. Stworzyliśmy „drzewka” zadań, checklisty, a później mogliśmy je duplikować jednym kliknięciem.

W praktyce: jeden dzień warsztatowy i pracowaliśmy na Asanie od razu. Drugi dzień – spotkaliśmy się po kilku tygodniach, aby rozwiązać szczegółowe problemy. I tyle.

Co zmieniło wdrożenie Asany w firmie?

Piotr: Powiedziałeś, że zależało Ci na oszczędności czasu i odzyskaniu kontroli. Co się zmieniło przez te dwa lata?

Szymon: Największa zmiana? Spokój. Wcześniej miałem sytuacje, że dzwoni klient, a ja się orientuję, że coś leży miesiąc. Teraz nie ma prawa się to wydarzyć. Widzę wszystko: co zalega, co jest w toku, co jest priorytetem.

Czy oszczędziłem czas? Ogromnie. Nie potrafię powiedzieć, czy to było pół godziny dziennie czy dwie, ale tygodniowo odzyskałem wiele godzin. Już nie muszę ciągle śledzić postępu prac, proces pilnuje się sam.

Kolejna sprawa: łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników. Dzięki Asanie oni „wchodzą” w proces, widzą wszystko krok po kroku. To ogromne ułatwienie.

Które funkcje Asany najbardziej się sprawdzają?

Piotr: A które funkcje dały największą wartość?

Szymon:

• Aplikacja mobilna: mogę zerknąć na projekty z dowolnego miejsca.

• Duplikowanie projektów: klik i cały schemat działań gotowy.

• Checklisty: prowadzą pracowników za rękę.

• Możliwość modyfikacji: coś się zmienia? Kilka kliknięć.

I dodatkowy efekt: spisany proces w Asanie działa jako instrukcja stanowiskowa. To naprawdę bezcenne.

Czy wdrożenie Asany w firmie się opłaca?

Piotr: Nie będziemy podawać kwot, ale zapytam wprost: warto było?

Szymon: Zdecydowanie tak. I mam tylko jedno pytanie, które sam sobie zadawałem po czasie: dlaczego nie zrobiłem tego wcześniej?

Komu poleciłbyś Asanę?

Piotr: Dla kogo Twoim zdaniem takie narzędzie ma sens?

Szymon: Dla każdej firmy. Dla mikro, dla średnich, dla dużych. A nawet do domu – u nas czasem wrzucamy listę zakupów albo sprawy organizacyjne. Nie widzę tu żadnych ograniczeń.

Na koniec – o jakości wdrożenia

Szymon: I muszę podkreślić jedno: sam bym tego nie wdrożył. Próbowałem dwa razy i nic z tego nie wyszło. Z Wami działało od razu, bo robiliśmy to razem z zespołem, od praktycznej strony. I to było kluczowe.

Podsumowanie: wdrożenie Asany w firmie to nie koszt, tylko inwestycja

Jeśli masz chaos w projektach, jeśli terminy się rozjeżdżają, jeśli zbyt dużo czasu tracisz na pilnowanie, a zbyt mało na rozwój – Asana może dać Ci dokładnie to, czego potrzebujesz: kontrolę, porządek, spokój i skalowalność.

W Biurze Geodezji i Wyceny Nieruchomości GEOTAKSA wdrożenie Asany w firmie okazało się momentem przełomowym. I bardzo często widzę to samo w innych organizacjach.

Jeżeli rozważasz takie wdrożenie u siebie – zapraszam. Porozmawiamy, sprawdzimy, czy i jak możemy Ci pomóc.