Zwracanie uwagi pracownikom to jedno z najtrudniejszych zadań każdego menedżera i właściciela firmy. Ważne jest, aby robić to skutecznie, tak by pracownik poprawił swoje działania, a jednocześnie nie poczuł się zniechęcony czy poniżony. Sposób, w jaki przekazujesz swoje uwagi, może zadecydować o tym, czy pracownik przyjmie je konstruktywnie i wdroży zmiany, czy poczuje się niesprawiedliwie oceniany i zacznie rozważać zmianę pracy. Oto kilka kluczowych zasad, które pomogą Ci efektywnie zarządzać swoimi ludźmi i utrzymać dobrą atmosferę w zespole.

1. Nie ignoruj drobnych błędów i niedociągnięć

Jeśli widzisz, że pracownik popełnia błąd, reaguj natychmiast. Nie odkładaj tego na później, bo brak reakcji sprawia, że pracownik jest przekonany, że wszystko robi dobrze. A jeśli myśli, że jest dobrze, to nie ma powodu, by cokolwiek zmieniać. Regularna, ale taktowna korekta drobnych niedociągnięć pozwala uniknąć poważniejszych problemów w przyszłości.

Nie chodzi jednak o to, by nieustannie wytykać każde najmniejsze uchybienie. Kluczowe jest wyczucie sytuacji – czasem warto pozwolić pracownikowi na samodzielne dostrzeżenie błędu, ale w przypadku powtarzających się problemów należy zareagować od razu.

2. Bądź jednoznaczny i rzeczowy

Nie owijaj w bawełnę, nie sugeruj, nie zostawiaj miejsca na domysły. Mów wprost, precyzyjnie i rzeczowo. Oczywiście nie chodzi o bycie chamskim, ale o klarowność przekazu. Pracownicy cenią sobie bezpośredniość i konkret. Jeśli mówisz: „Musisz poprawić komunikację z klientami”, to jest to zbyt ogólnikowe. Lepiej powiedzieć: „Zauważyłem, że podczas rozmów telefonicznych zdarza ci się przerywać klientom. Spróbuj dać im więcej czasu na wypowiedzenie się i podsumowuj rozmowę, aby upewnić się, że dobrze zrozumiałeś ich potrzeby”.

3. Formułuj precyzyjne oczekiwania

Jeśli zwracasz uwagę na błąd, nie ograniczaj się do wskazania problemu. Powiedz również, jak powinno to zostać wykonane poprawnie. Pracownik nie domyśli się, czego od niego oczekujesz. Dokładnie wyjaśnij, jak ma wyglądać poprawne wykonanie zadania.

4. Unikaj emocjonalnego „opieprzania”

Krzyczenie, emocjonalne wywody i ogólniki typu „Nigdy nic nie robisz dobrze!” nie działają. Skup się na faktach i rzeczowej rozmowie. W przeciwnym razie pracownik zamiast zmieniać swoje zachowanie, może po prostu zmienić pracę. Ludzie chcą być traktowani z szacunkiem, a nie upokarzani.

5. Nigdy nie manipuluj i nie zastraszaj

Nie groź zwolnieniem, nie szantażuj emocjonalnie. Zamiast tego jasno przedstawiaj konsekwencje wynikające z działań (lub ich braku). Pracownik powinien wiedzieć, co się stanie, jeśli będzie dalej popełniać błędy, ale nie powinien czuć się manipulowany. Lepiej powiedzieć: „Jeśli nie poprawisz jakości raportów, będziemy musieli wdrożyć dodatkowe kontrole, co może wpłynąć na czas realizacji twoich innych zadań”.