Gdy pracuję z przedsiębiorcami, bardzo często słyszę jedno zdanie, które potrafi doprowadzić do szału każdego właściciela firmy. „To nie ja miałem to zrobić”. Zawsze zresztą pojawia się w tej samej scenie. Stoimy przy biurku, rozmawiamy o zadaniu, które miało być dawno wykonane, a zespół zaczyna wskazywać palcami w różne strony. Ktoś twierdzi, że myślał, że to zadanie dla kogoś innego. Ktoś zapisał je sobie na karteczce i… przykleił tak, że już jej nie widać. Ktoś inny twierdzi, że „chyba o tym rozmawialiśmy, ale nie pamięta kiedy”.

Wtedy zawsze mówię to samo: jeśli zadanie nie ma właściciela, terminu i jasnej formy, to ono po prostu… nie istnieje. I właśnie dlatego chcę Ci dziś pokazać, jak delegować zadania w Asanie, tak aby Twoi ludzie dokładnie wiedzieli, co mają zrobić, kiedy mają to zrobić i w jakiej formie ma być to wykonane.

Skuteczne delegowanie

Zadanie, które nie ma przypisanego człowieka, rządzi się prostą zasadą: wszyscy myślą, że zrobi to ktoś inny. A kiedy wszyscy myślą, że zrobi to ktoś inny – nie zrobi tego nikt.

To właśnie wtedy przypominają mi się rozmowy z przedsiębiorcami:

• Piotr, ale przecież powiedziałem na zebraniu, że trzeba to zrobić.
• Wysłałem nawet maila.
• Wspominałem o tym pięć razy.

I za każdym razem wracamy do jednej rzeczy: informacja to nie delegacja.

Delegacja zaczyna się dopiero wtedy, kiedy zadanie ma właściciela, termin i jasny kontekst. I właśnie dlatego tak często uczę swoich klientów, jak delegować zadania. U nas w firmie zarządzamy zadaniami w Asanie, bo ta aplikacja umożliwia zrobienie tego szybko, prosto i co najważniejsze – jednoznacznie.

Jak delegować zadania w Asanie w praktyce – na przykładzie mojego projektu

W aplikacji Asana w danym projekcie, wchodzę w zadanie i od razu robię trzy rzeczy, które zmieniają wszystko.

Najpierw przypisuję osobę odpowiedzialną. Bez imienia i nazwiska zadanie nie żyje. Gdy klikam w pole odpowiedzialnego i wybieram właściwą osobę, system automatycznie wysyła jej powiadomienie. W jej panelu „Moje zadania” pojawia się konkret: to Ty masz to zrobić. Nie „kiedyś”, tylko teraz.

Następnie ustawiam termin. Nie „około przyszłego tygodnia”, nie „jak będzie czas”, tylko konkretną datę: 5 listopada. Asana przypomina przed czasem i w dniu wykonania, więc nie ma mowy o zapomnieniu. Nawet jeśli ktoś ma 20 spraw jednocześnie, system dba o to, żeby to zadanie nie zginęło pod stosem codzienności.

Na końcu dodaję opis zadania. I nie chodzi o elaborat. Wystarczy dwa, trzy zdania, które wyjaśniają sedno. Na przykład: „Zadanie dotyczy wysłania maila z przypomnieniem. Treść zadania domowego znajdziesz w prezentacji.” Osoba odpowiedzialna nie musi szukać dodatkowych informacji. Wszystko ma pod ręką.

I właśnie w tej prostocie tkwi siła Asany. To narzędzie, które pozwala przekładać delegację z głowy na system. A system w odróżnieniu od ludzi nie zapomina, nie odkłada, nie zgaduje.

Co się dzieje później – czyli dlaczego delegowanie w Asanie naprawdę działa

Największą zaletą Asany jest to, że zadania zaczynają wracać do ludzi same. Nie trzeba biegać po firmie, wysyłać ponagleń, dzwonić ani sprawdzać po pięć razy. W panelu „Moje zadania” każdy widzi dokładnie to, za co odpowiada i jakie ma terminy.

A kiedy zadanie zostanie wykonane, po prostu je odhacza. System powiadamia mnie automatycznie. Wiem, że sprawa jest zrobiona, bez konieczności kontrolowania każdego detalu. To jest właśnie moment, w którym przedsiębiorca zaczyna odzyskiwać czas.

To działa również z innego powodu: każde zadanie w Asanie ma historię. Jeśli ktoś twierdzi, że nie był informowany, wystarczy jedno kliknięcie, żeby zobaczyć, kiedy zadanie zostało przypisane, przez kogo, jaki termin został ustawiony i jakie komentarze były dodane. Fakty, nie emocje. To zmienia kulturę pracy w zespole, bo odpowiedzialność przestaje być kwestią interpretacji.

Dlaczego warto nauczyć się delegować zadania w Asanie

Delegacja nie polega tylko na wydaniu polecenia. Delegacja to proces, który musi być powtarzalny, jasny i odporny na zapomnienie. Asana nie zastąpi komunikacji, ale eliminuje 80 procent chaosu, który powstaje między jednym spotkaniem a drugim.

To nie magia. To konsekwencja prostego systemu, który sprawia, że każdy w zespole dokładnie wie, za co odpowiada.

Chcesz nauczyć się delegować w Asanie tak, żeby zespół działał bez popychania?

Jeżeli w Twojej firmie zadania się rozmywają, odpowiedzialność znika między ludźmi, a Ty masz wrażenie, że wszystko musisz pilnować sam, to Asana może być narzędziem, które odmieni Twój sposób zarządzania.

Pomagam przedsiębiorcom wdrażać ją tak, żeby naprawdę działała. Nie tylko technicznie, ale przede wszystkim procesowo.