Delegowanie w firmie często wygląda tak samo.
Zlecasz zadanie, ktoś kiwa głową, Ty idziesz dalej, bo dzień pędzi.
A po tygodniu łapiesz się za głowę:
„Komu ja to właściwie zleciłem?”

Jesteś przed ważnym spotkaniem, chcesz wrócić do tematu, sprawdzić postępy… i wtedy zaczyna się klasyczna przygoda szefa:
Przerzucanie kartek, wertowanie notatek, próba przypomnienia sobie, czy to było w poniedziałek, czy może w czwartek. A może komuś o tym mówiłeś tylko na korytarzu?

Nie muszę Cię przekonywać, że tak działa większość firm.
I nie muszę Ci tłumaczyć, że to nie jest system, tylko desperackie próby ogarnięcia codzienności.

Dzisiejszy artykuł odpowiada na jedno z najważniejszych pytań związanych z delegowaniem:

Jak zarządzać zadaniami w firmie, żeby raz na zawsze przestać pamiętać za wszystkich?

Kiedy pamięć szefa przestaje wystarczać

Wielu przedsiębiorców, z którymi pracuję, ma dokładnie ten sam problem.
Delegują, ale… w głowie.
Ustalają terminy, ale… nie zapisują.
Liczą na to, że zapamiętają, ale… oczywiście nie pamiętają.

A kiedy próbują odtworzyć, kto za co odpowiada, zaczyna się zgadywanie:

– Magda?
– Nie, chyba Krzysiek.
– A może jednak Ela?

Tylko że pamięć to najgorsze możliwe narzędzie do zarządzania firmą.
W pewnym momencie to się po prostu wysypuje.

Szczególnie wtedy, gdy:

• masz kilka lub kilkanaście osób w zespole,
• delegujesz różnym ludziom w ciągu dnia,
• zadania dotyczą różnych projektów,
• część spraw ciągnie się tygodniami.

Nie da się tego utrzymać w głowie.

Jak zarządzać zadaniami w aplikacji Asanie, żeby wiedzieć wszystko w sekundę

I tu wchodzi Asana – narzędzie, które realnie zmienia sposób pracy firmy.
Weźmy sytuację ze wstępu.
Zlecasz zadanie, ale po dwóch dniach nie pamiętasz komu. Nic nie szkodzi.

W Asanie robisz jedną rzecz:

Wchodzisz w listę członków zespołu i klikasz konkretną osobę.

W sekundę widzisz:

• wszystkie zadania przypisane do tej osoby,
• które z nich przypisałeś Ty,
• które robicie wspólnie,
• które są po terminie,
• na kiedy były zaplanowane.

Nie ma domysłów.
Nie ma rozkładania rąk.
Nie ma: „A ja tego nie dostałem”.

Bo wszystko widać czarno na białym.

Historia zadania – koniec dyskusji, początek konkretów

Jest w Asanie funkcja, którą szczególnie lubię.
Historia aktywności.

Dlaczego? Bo dzięki niej widać absolutnie wszystko:

• kiedy zadanie zostało utworzone,
• kto je stworzył,
• komu je przypisano,
• kiedy zmieniono termin,
• kto zmienił ten termin,
• jakie komentarze pojawiły się po drodze.

I to kończy wszelkie dyskusje typu:

„Ale ja nie widziałem…”,
„Ty mi tego nie przypisałeś…”,
„Ja tego nie dostałem…”.

Nikt już nie musi niczego tłumaczyć.
Nikt już nie powie: „Nie widziałem”.

System pamięta wszystko.

Korespondencja w jednym miejscu, a nie w pięciu aplikacjach

Jedna z największych pułapek w firmach to rozproszona komunikacja:

• część jest w mailu,
• część na Messengerze,
• część w SMS-ach,
• część była „mówiona”.

W Asanie cała rozmowa toczy się w zadaniu.
Komentarz zostaje podpięty na stałe.
Możesz wrócić, pokazać, przypomnieć, doprecyzować.

Dla mnie jako szefa to jest ogromna ulga.
Nie muszę szukać, drążyć, pytać.
Zadanie staje się jedynym źródłem prawdy.

Gdy masz około 10 osób, narzędzie typu Asana nie jest opcją. Jest koniecznością.

Zdarza mi się pracować z firmami, w których właściciel deleguje na kilkanaście osób jednocześnie.
Wszystko ustnie.
Wszystko „na szybko”.
Wszystko „zapamiętam później”.

W takich warunkach nie da się funkcjonować.
To, co się dzieje później, to już tylko gaszenie pożarów.

Asana lub inne narzędzia tego typu rozwiązują to od ręki:

• każda osoba ma jasną odpowiedzialność,
• zadania mają konkretne terminy,
• a Ty możesz jednym kliknięciem zobaczyć, kto ma zaległości,
• i dlaczego coś nie poszło.

Przestajesz być notatnikiem dla całej firmy.
Wracasz do roli szefa.

Żeby to działało naprawdę dobrze, potrzebujesz więcej niż narzędzia

Choć Asana jest świetna, najważniejsze jest coś innego.
Narzędzie działa tylko tak dobrze, jak system, który wokół niego zbudujesz.

Dlatego u klientów nie tylko wdrażamy Asanę, ale:

• tworzymy strukturę projektów,
• porządkujemy procesy,
• uczymy delegować,
• wdrażamy zasady pracy,
• i pilnujemy, żeby rzeczy faktycznie były robione.

Bo celem nie jest samo narzędzie.
Celem jest porządek, jasność i powtarzalność.

Podsumowanie: Jak zarządzać zadaniami w Asanie?

W mojej firmie Asana stała się drugim mózgiem.
I mówiąc wprost – mózgiem, który pamięta lepiej ode mnie.

Asana pozwala:

• wiedzieć, komu i co zleciłeś,
• widzieć wszystkie terminy,
• sprawdzać historię zadań,
• prowadzić komunikację w jednym miejscu,
• kontrolować postępy całego zespołu,
• eliminować chaos delegowania.

I dlatego polecam ją każdemu przedsiębiorcy, który chce pracować mniej, ale mieć większą kontrolę niż kiedykolwiek.