Prowadząc firmę, często wpadamy w pułapkę tworzenia dodatkowych usług, które według nas zwiększają wartość oferty. Jednak czy klienci rzeczywiście z nich korzystają? W tym artykule przedstawię przykład mojej spółki, gdzie zredukowaliśmy czas realizacji jednego z procesów z prawie 8 godzin do zaledwie 7 minut. Efekt? Zamiast tracić czas na coś, co było bezwartościowe, zyskaliśmy cenny czas i oszczędziliśmy pieniądze.

Proces tworzenia dodatkowych materiałów po warsztatach

Od kilku lat prowadzę warsztaty biznesowe „DNA Przywódcy” skierowane do właścicieli firm i kierowników. Jednym z kluczowych elementów tych warsztatów było zapewnienie narzędzi wspierających uczestników w utrwalaniu wiedzy po zakończeniu sesji. Po zakończeniu dwugodzinnych warsztatów online nagrywaliśmy całe spotkanie, obrabialiśmy wideo, a następnie wrzucaliśmy je na specjalną platformę. Dodatkowo tworzyliśmy quizy, zadania i ćwiczenia, które miały pomóc uczestnikom w utrwalaniu zdobytej wiedzy.

Cały ten proces – od nagrania wideo, przez jego edycję, po przygotowanie quizów i materiałów na platformie – pochłaniał nawet do 8 godzin tygodniowo. To 30 godzin miesięcznie, co stanowiło poważny koszt czasowy i finansowy.

Niewykorzystane narzędzia – co pokazały statystyki?

Wydawało nam się, że nasze dodatkowe materiały są ogromną wartością dla klientów. Dlatego byliśmy w szoku, gdy zaczęliśmy analizować statystyki korzystania z platformy. Z 42 uczestników, tylko 3 osoby zalogowały się na platformę, z czego dwie coś zrobiły, a tylko jedna osoba regularnie wykonywała zadania i quizy. To był moment przełomowy, który zmusił nas do refleksji: „Czy warto kontynuować coś, co nie jest używane przez klientów?”

Eksperyment: Czy klienci zauważą brak dodatkowych materiałów?

Zdecydowaliśmy się na odważny krok – przeprowadziliśmy eksperyment. W następnym tygodniu przestaliśmy tworzyć dodatkowe quizy, zadania i materiały. Co więcej, nie informowaliśmy klientów o tym, że coś się zmieniło. Wynik? Nikt się nie zorientował! Ani jedna osoba nie zgłosiła braku dodatkowych materiałów. Nawet ta jedna osoba, która regularnie wykonywała wszystkie zadania, nie zwróciła na to uwagi.

Automatyzacja procesu – zmiana na Microsoft 365

Kolejnym krokiem w naszej transformacji było uproszczenie całego procesu technicznego. Zrezygnowaliśmy z Zooma i platformy do szkoleń online na rzecz Microsoft 365. Teraz nagrywamy warsztaty w Teams i automatycznie udostępniamy wideo na OneDrive, do którego uczestnicy od razu mają dostęp. Cały proces, który wcześniej zajmował 8 godzin, teraz trwa maksymalnie 7 minut. Jednym kliknięciem udostępniamy materiały, a ewentualna edycja wideo ogranicza się jedynie do przycięcia początku lub końca nagrania.

Wnioski – co się liczy dla klienta?

Co można wyciągnąć z tego doświadczenia? Przede wszystkim to, że warto regularnie weryfikować, co jest naprawdę istotne dla klientów. Zamiast zakładać, że dodatkowe usługi będą dla nich wartością, lepiej zapytać ich bezpośrednio. W naszym przypadku, stworzyliśmy skomplikowany i czasochłonny proces, który okazał się bezwartościowy. Po prostu klienci z niego nie korzystali, mimo że wydawało nam się, że to ważne.

Trzy kroki do oszczędności czasu i pieniędzy

Na bazie tego case study, warto zapamiętać trzy kluczowe kroki, które mogą pomóc każdemu przedsiębiorcy w oszczędności czasu i zasobów:

1. Sprawdź, co jest ważne dla klienta – Zanim stworzysz dodatkowe usługi, zapytaj klientów, czy rzeczywiście są im potrzebne.
2. Analizuj użycie – Regularnie monitoruj, czy klienci korzystają z usług, które oferujesz. Jeśli z nich nie korzystają, to może znak, że są zbędne.
3. Uprość procesy – Automatyzacja i minimalizacja czasochłonnych zadań pozwala na efektywniejsze wykorzystanie zasobów i większe zyski.

Podsumowanie

Nasze doświadczenie pokazuje, jak łatwo wpaść w pułapkę tworzenia zbędnych procesów, które pochłaniają czas i energię, a nie przynoszą żadnej wartości dla klienta. Warto regularnie weryfikować potrzeby swoich klientów i eliminować to, co jest zbędne. Dzięki takiemu podejściu nie tylko oszczędzisz czas, ale też zwiększysz rentowność swojego biznesu.

Jeśli masz wrażenie, że w Twojej firmie wykonujesz zbędne zadania, które nie przynoszą wartości, zapraszamy do kontaktu. Wspólnie przyjrzymy się Twoim procesom i pomożemy wyciąć to, co niepotrzebne.